At give eller ikke give
Det bliver spørgsmålet for de fleste virksomheder, før eller siden. Og selvfølgelig er der ingen skudsikre svar. Men erfaringerne viser, at seriøse og systematiske kreditvurderinger faktisk både kan mindske tabene, og øge virksomhedens salg.
Alligevel får langt de fleste virksomheder før eller siden brug for at kigge en kundes økonomiske forhold lidt efter i sømmene, inden man bevilger en kredit.
Det grundlæggende
Hvor omfattende og hvor grundig sådan en kreditvurderingen skal være, afgøres i hovedsagen af tre forhold.
- Hvor stor en kredit ønsker kunden? Og er det kun ét lån, eller en løbende kredit?
- Hvilken politik har virksomheden med hensyn til at give kunderne kredit? Hvilken strategi følger man? Og hvor stor en risiko vil man løbe?
- Kan kunden eventuelt stille sikkerhed?
Men inden virksomheden laver en konkret kreditvurdering, fordi en kunde beder om kredit, er der nogle ting virksomheden bør have fået styr på, og nogle beslutninger virksomheden bør have taget.
Hurtigt check
Det er vigtigt at finde ud af præcist hvornår i salgsprocessen, virksomheden skal indsamle den viden, den skal bruge til at foretage en kreditvurdering.
Ellers løber man let ind i det klassiske problem: Først bruger sælgeren tid og kræfter på en kunde. Og når så kunden endelig er klar til at købe, på kredit, siger kreditafdelingen i virksomheden ”Nej”. Det bringer både kunden og sælgeren i en særdeles ubehagelig og pinlig situation.
Sådanne situationer kan ofte undgås, hvis virksomheden systematisk tager et hurtigt kreditcheck på lovende kunder allerede tidligt i salgsprocessen. Gør den det, kan sælgeren også tage resultatet af kreditchecket med ind i sin vurdering af, om kunden er ønskelig at bearbejde yderligere.
Enkle kriterier giver effektive procedurer
Et indledende kreditcheck skal først og fremmest identificere de kunder, man i hvert fald ikke ønsker at give kredit. Men også dem, der skal undersøges nærmere, inden man går videre med salgsindsatsen. Så kriterierne skal være enkle og lette at arbejde med. Et kriterium kan f.eks. være, om kunden er opført i registrene over dårlige betalere.
Prospecting
Når en kreditafdeling laver et indledende kreditcheck, kan den også gøre salgsafdelingen opmærksom på kundeemner, der allerede på forhånd er kreditværdige – det såkaldte ”prospecting”. Så kan salgsafdelingen bedre bruge sine kræfter på de mest lovende kunder først. På den måde kan et systematisk arbejde med at kreditvurdere kunderne faktisk øge salget.
Forskellige kreditgivningsprocedurer til forskellige kunder
Når virksomheden laver kreditvurderinger, har den brug for forskellige slags kreditoplysninger, alt efter om kunden er en privat forbruger, et privat firma, en offentlig virksomhed, en institution, en fond etc. Og hver type kunde giver forskellige muligheder for at søge og indsamle oplysninger.
Derfor kan det være smart at lave en oversigt over de kundetyper og selskabsformer, der er aktuelle for virksomheden. Ud fra oversigten laves der så en skabelon for af hvem, hvordan og med hvilke procedurer, virksomheden behandler ansøgninger om kredit og andre kreditspørgsmål. Der skal så laves en skabelon for hver enkelt kundetype og hver selskabsform.
Skabelonen kan f.eks. fortælle, at hvis der er tale om små engangs-kreditter til et aktieselskab, er en firmaattest og information om betalingsanmærkninger nok. Mens store og løbende kreditengagementer med aktieselskaber kræver, at virksomheden indhenter fuldstændige kreditrapporter og delårsregnskab og budgetter direkte fra selskabet.
Er der tale om meget store engagementer, kan virksomheden f.eks. også vælge, at den kreditansvarlige, økonomichefen eller den daglige leder skal være med på kundebesøg, så virksomheden får de informationer, den har brug for til kreditbeslutningen. Sådan en procedure skal selvfølgelig også fremgå af skabelonen.
Hvem bevilger?
I mange virksomheder er det kreditmedarbejderen eller den kreditansvarlige, der i det daglige indhenter kreditinformationerne og tager beslutningerne om kredit.
Men der kan være behov for, at den kreditansvarlige først laver en kreditindstilling, som en kreditkomité eller andre beslutningstagere skal tage stilling til, alt efter hvad der står i virksomhedens kreditpolitik.
Mange kilder og mange informationer
Når en virksomhed skal indhente kreditinformationer og andre oplysninger om sine kunder, skal den vælge, hvilke kilder den vil hente sine informationer om kunderne fra. Og så bliver det hurtigt klart, at der er rigtig mange muligheder. For dels er der en hel stribe af offentlige registre: CVR Registret, Enhedsregisteret, Regnskabsregisteret, Løsøreregisteret m.fl. Dels er der ligningsmyndighederne og andre offentlige kilder. Og endelig er der de forskellige private udbydere af virksomheds- og selskabsdata mm.
Fordøjede data
Enhver virksomhed kan selvfølgelig selv undersøge og vælge de kilder, den ønsker at hente sine kreditoplysninger og andre data om kunderne fra. Det bliver dog tit et uoverskueligt arbejde. Derfor kan det tit betale sig at overlade noget af arbejdet til sit kreditoplysningsbureau. De fleste bureauer har f.eks. en række standardiserede rapporter, hvor arbejdet med at vælge kilderne, dataene og måden de behandles på er gjort. Så modtager virksomheden kun de informationer om nuværende og fremtidige kunder, som den har brug for.
Avancerede værktøjer
De fleste kreditvurderingsbureauer tilbyder oplysninger i mange forskellige former; lige fra næsten rå og ubearbejdede regnskaber, der er sat læseligt op, og til avancerede scoringsprodukter – dvs. matematisk-statistiske værktøjer, der bruges til at vurdere virksomheders økonomiske formåen og kreditværdighed.
Experian’s DelphiScore er et eksempel på sådan et værktøj. Her er arbejdet med kreditvurderingen allerede gjort, og udregningerne foretaget; i mange tilfælde med langt større nøjagtighed end selv helt store virksomheder som f.eks. banker og forsikringsselskaber formår. Det skyldes dels, at bureauer som Experian har nogle fagspecifikke kompetencer og erfaringer. Og dels, at datagrundlaget langt overstiger, hvad selv store virksomheder, kan præstere.
Kreditvurderinger kan integreres
Et andet valg handler om, hvordan oplysningerne skal præsenteres. De fleste bureauer tilbyder deres data og informationer på flere forskellige måder. Virksomheder, der kun skal vurdere kunders kreditværdighed med mellemrum, kan nøjes med at foretage enkelte opslag via en portal eller en hjemmeside. Mens virksomheder, der har et stort og løbende behov for kreditvurderinger, kan integrere bureauets datadistribution direkte ind i sin egen kundedatabase. Så kan man kreditvurdere med et enkelt klik med musen uden at forlade CRM eller ERP-systemet.
Egen afgørelse
Det er dog værd at bemærke, at uanset hvor mange og hvor gode data man modtager fra kreditvurderingsbureauet, så bliver de først rigtigt værdifulde, når virksomheden kombinerer dem med den viden, man har i forvejen – om gamle og nye kunder, om markedet, om samarbejdspartnere m.fl. Først dér får virksomheden det optimale grundlag, til at beslutte om der skal gives kredit. Og det er vigtigt. For det er og bliver virksomhedens egne afgørelser og eget ansvar, både hvilken risikoprofil man ønsker, og hvilke konkrete beslutninger om at bevilge kredit, man tager.
Klar tale – tak!
Når virksomheden gør sig ulejligheden med at indsamle, vurdere og tolke kreditinformationer, bør det altid munde ud i en klar og utvetydig beslutning om kreditten. Hvis der bare kommer vage formuleringer, uklare anbefalinger eller selvmodsigende råd ud af det, kunne ressourcerne sikkert være brugt bedre på noget andet.
Resultatet af hver eneste kreditvurdering bør kunne sammenfattes i én af tre anbefalinger. Enten: ”Den forespurgte kredit på XX kr. indvilges”, eller ”Den forespurgte kredit på XX kr. indvilges under følgende forudsætninger...”, eller ”Den forespurgte kredit på XX kr. afslås”.
I den midterste anbefaling kunne en forudsætning være, at kunden stiller sikkerhed i form af en bankgaranti. En anden kunne være et krav om, at kunden delvis betalte kontant.
Meld det ud
Når virksomheden tager en beslutning om kredit eller ej, er det vigtigt, at den sælger, der behandler den berørte kunde, får en ordentlig begrundelse for afslaget eller godkendelsen ”på særlige vilkår”. Og virksomheden skal også være parat til at begrunde det over for kunden; det vil bidrage til, at den fremstår som seriøs og ordentlig. Sælgeren får så et betydeligt bedre udgangspunkt, når han eller hun bagefter skal forsøge at få kunden til at handle kontant – eller skaffe de krævede garantier.
Den kontakt med kunden, som det begrundede afslag giver anledning til, kan også føre til, at der kommer nye oplysninger frem. Oplysninger, som måske endda kan begrunde en revurdering af kreditbeslutningen. Det kan være, at et udækket underskud i mellemtiden er dækket ind via et godt resultat i sidste periode, eller at aktiekapitalen netop er blevet udvidet.
Normalt bør det være virksomhedens sælger, der tager kontakt med kunden for at begrunde et afslag eller en betinget kredit. Hvis der er tale om store kreditter, kan det dog være bedst at kontakte kundens økonomiansvarlige direkte, så det ikke spredes rundt i kundens organisation, at de nægtes at handle på kredit.
Alle virksomhedens kreditbeslutninger skal gemmes, så de kan efterprøves eller tages op til diskussion, hvis kundens betaling af en kredit misligholdes. Så kan virksomheden også bedre holde en konsekvent linie i sin kreditpolitik, og justere sin bevillingspraksis efter behov.
Kreditgrænser som styringsredskab
Hvis kunder, der løbende handler med virksomheden, ønsker at handle på kredit, kan en kreditgrænse være et godt og effektivt styringsinstrument. Det er lettere at håndtere, og virksomheden slipper for at skulle lave en kreditvurdering, hver eneste gang man sælger noget til kunden.
En kreditgrænse består i, at virksomheden på forhånd har besluttet, hvor store kreditter man ønsker at bevilge kunden – selvfølgelig efter en grundig forudgående kreditvurdering.
Når kunden så ønsker at købe varer på kredit, bevilges dette, hvis købet falder inden for kreditgrænsen. Overstiger det, skal køber betale resten kontant, eller stille garantier eller anden sikkerhed for en fuld betaling.
Grænserne flytter sig selv
I virksomheder, der har kreditgrænser for kunderne, hænder det, at en fastsat grænse mere eller mindre ubevidst skubbes opad – altså at kreditgrænserne langsomt bliver slappere.
Det er vigtigt at huske, at et nej er et nej. Og hvis kunden har økonomiske problemer, får den sælgende virksomhed sjældent noget ud af at bevilge nye ”krisekreditter” ud fra en tro på, at kunden så kommer ovenpå igen. Som regel bliver tabet bare større.
En kreditgrænse kan fastsættes ud fra flere kriterier:
1. Som en grænse for totalsaldoen – hvor kunden altså samlet ikke må skylde mere end et vist beløb.
2. Som en grænse for, hvor meget af kundens kredit, der må være forfalden til betaling. Det kan være en grænse på beløb, på mængde (antal beløb, der er forfaldne til betaling) eller på tid (f.eks. en procentdel af de forfaldne beløb, der er et bestemt antal dage efter forfald).
Vi anbefaler, at kreditgrænsen fastsættes som en grænse for totalsaldoen. En betingelse for, at kunden kan få varer på kredit op til den fastsatte grænse må dog være, at kunden er nogenlunde ajour med betalingen. For at sikre det kan man spærre for yderligere kredit, hvis to procent eller mere af kundens kredit er forfalden til betaling. Stoppet ophører, lige så snart kunden betaler de forfaldne poster. Derfor kan det anbefales at få udarbejdet kundernes kreditprofiler. De kan påvirke grænserne, såvel mod totalsaldoen som mod forfalden saldo. Husk også at kontrollere kreditten mod registrerede ordrer, der ikke er ekspederet endnu. Hvis kunden overskrider sine kreditgrænser, bør nye ordrer vurderes af virksomhedens kreditafdeling.
Endelig skal det understreges, at en bevidst og klar kommunikation internt i virksomheden omkring dens politik og strategi på kreditområdet generelt er afgørende for, at kreditarbejdet og den viden, der indsamles dér, bliver nyttigt også for salgsafdelingen, og dermed også givtigt på positivsiden i årsregnskabet. Experian har, ligesom de fleste andre kreditvurderingsbureauer i dag, konsulenter, der kan rådgive om, hvordan virksomhedens interne kommunikation bedst medvirker til, at kreditarbejdet også nyttiggøres for salgsafdelingen og den øvrige virksomhed.
