aktiv kreditstyring

Mange virksomheder – store som små - kender til interessekonflikter imellem de salgsansvarlige – som jo skal sælge flest mulige produkter eller ydelser til kunderne – og den del af virksomheden, der bestemmer om og i hvilket omfang potentielle kunder skal have lov til at købe på kredit. Konflikten opstår, når den kreditansvarlige er tilbageholdende med – eller helt afviser! – at bevilge kredit til de nye, lovende kunder, som salgsafdelingen begejstret kommer hjem og lige har fået øje på.

"Virksomheder med en aktiv og offensiv kreditstyring har klare retningslinjer for, hvem der får kredit, og på hvilke vilkår. Og reglerne følges! Og det er en stor hjælp for salgsafdelingen. For når sælgerne på forhånd ved, hvem der kan få kredit, kan de bedre målrette deres indsats. Så spilder de ikke tid på at dyrke kunder, der alligevel vil blive afvist af kreditafdelingen,” siger Peter Jul Berg, tidligere direktør i KOB og nu direktør for Experians forretningsudvikling.

Værktøj og holdninger
Men hvad er en kreditpolitik? Det er, når virksomheden har bestemte planer og mål for, hvordan kreditgivningen skal være med til at opfylde virksomhedens salgsmål og de overordnede resultatmål. Kreditpolitikken er altså et middel, et værktøj i forretningen.

Samtidig udtrykker kreditpolitikken virksomhedens holdninger til, hvornår der gives kredit, og på hvilke vilkår. Og den beskriver hvem, der har ansvaret for kreditgivningen, og hvilke rutiner de, der arbejder med kreditterne i det daglige, skal følge. Og endelig afklarer kreditpolitikken nogle overordnede spørgsmål, f.eks. om hvor meget det må koste virksomheden, at den giver kunderne kredit, og hvor stor en andel af kapitalen, der må være bundet i kreditterne.

Styring
Politikken får først sin fulde betydning, når den udmøntes i kreditstyringen, dvs. den daglige praksis for, hvordan kreditterne bevilges, overvåges, følges op og tages hjem.

Det er ledelsens opgave at iværksætte de initiativer og aktiviteter, der skal tages og gøres i forbindelse med virksomhedens kreditpolitik. Kreditpolitikkens opgave er så at sikre, at styringen foregår i overensstemmelse med den overordnede forretningsstrategi og virksomhedens værdinormer.

Sammenhæng
En aktiv kreditstyring handler, forenklet sagt, om at sørge for, at processen omkring kreditgivningen foregår efter nogle på forhånd fastlagte regler og retningslinjer, der gælder for alle kunder, og som alle relevante enheder i virksomheden kender til og har accepteret som en del af deres arbejdsgrundlag. På den måde opnår ledelsen styring med, hvor der gives kredit, til hvem, hvorfor, hvordan og med hvilken riciko. Kreditgivningen kan dermed blive en del af virksomhedens samlede strategi.

Processen
Kreditstyringen er noget, der foregår hele tiden. Det centrale i den er, som nævnt, udformningen af rutiner og retningslinjer for det daglige arbejde med kreditterne. For at understøtte og kvalitetssikre det, skal der typisk også indkøbes IT-løsninger og kreditoplysninger. Der skal også tages stilling til, hvem der skal tage sig af inkassoopgaverne og håndtere eventuel factoring (salg af tilgodehavender til ekstern virksomhed red.). Der skal også tages hånd om de juridiske og andre aftalemæssige spørgsmål. Og endelig skal virksomheden overvåge og styre den risiko, der altid er, når man låner andre penge.

Gevinst
Den virksomhed, der får etableret nogle gode rammer og rutiner, kan til gengæld ofte imødese en økonomisk gevinst. Med en kreditpolitik bliver salget mere målrettet, finansieringen af kreditterne billigere, indtægterne fra gebyrer og renter vokser – og tabene bliver færre og mindre.

Desuden vil mængden af problemer i forbindelse med kreditgivningen formindskes kraftigt, fordi medarbejdere der arbejder med kredit ikke skal tage stilling fra enkeltsag til enkelt sag, men kan følge faste retningslinjer.
Og sidst, men ikke mindst: administrationen af kreditterne bliver som regel billigere og mere effektiv.

Rammer rigtigt
Sagt kort resulterer en vellykket offensiv kreditstyring i, at virksomheden bevilger ”rigtig kredit til rigtig kunde”. For så kan virksomheden yde den enkelte kunde kredit på præcis den måde, der bedst gør vedkommende i stand til at købe varen med den lavest mulige risiko for virksomheden. Virksomheden får altså tilgodeset sit behov for at sælge, og kan endda regne med, at den tilknyttede kredit faktisk bliver betalt af kunden.
Dermed bliver også arbejdet efter kreditgivningen mindre; dvs. arbejdet med at sende rykkere, gebyr- og rentefakturaer og – ultimativt – at køre inkasso.

Syv skarpe til den gode kreditpolitik
Den virksomhed, der går i gang med at udforme sin egen kreditpolitik, vil have gavn af at inddrage en række konkrete opgaver i arbejdet:

1) I en strategisk analyse skal virksomhedens produkter vurderes i forhold til markedet i dag og i morgen. Og i en strukturanalyse skal salgs- og kreditstrategierne sammenholdes med konkurrenternes, samt med en analyse af kundernes placering, adfærd og behov. Disse analyser indgår som en del af grundlaget for det videre arbejde med kreditpolitikken.

2) Formålet med kreditpolitikken skal beskrives, og der skal defineres en målsætning for den. Virksomheden skal også tage stilling til, hvilket risikoniveau man ønsker, når kreditterne bevilges. Jo større risikovillighed, jo mere aggressivt kan virksomheden som regel agere i markedet. Så kan kreditafdelingen f.eks. sige: ”I de næste to måneder må vi godt tabe lidt penge, hvis dét får produktet ud på markedet”.
Omvendt vil en restriktiv kreditpolitik ofte betyde, at virksomheden går glip af en del salg, simpelthen fordi kunder, der ikke får kredit, ikke ønsker at købe alligevel.

3) I organiseringen af kreditarbejdet tages der stilling til, hvem der er ansvarlige for kreditarbejdet, og hvem der har myndighed til at udstede kreditter, fastlægge kreditgrænser og fx dispensere fra betingelserne mv.

4) Også rutinerne og retningslinjerne for det daglige kreditarbejde skal besluttes og kommunikeres ud i virksomheden. Der skal bl.a. laves analyser af og tages beslutninger om:

· Kriterierne: Hvad vurderer vi kundernes kreditværdighed ud fra? Hvilke informationer skal vi bruge for at kunne tage beslutning om kredit? Og ud fra hvad fastlægger vi grænserne for, hvad kunderne kan få af kredit?
· Faktureringsrutiner: Hvordan og hvornår sender vi fakturaer ud?

· Betalingsbetingelser: Hvor lang frist har kunderne til at betale?
· Kreditovervågning og kreditstop: Hvordan følger vi med i, om kunderne betaler? Og hvornår og hvordan iværksætter vi stop for leveringerne, hvis betalingen udebliver?
· Reklamationspolitik: Hvad gør vi, hvis kunderne klager over fakturaer, betingelser etc.?
· Rykker- og inkassorutiner og tab på krav: Hvem udsender rykkere, og hvornår? Hvor mange sender vi, før kravet går til inkasso?
· Kreditrapportering: Hvem i virksomheden skal vide hvad om den aktuelle kreditsituation – og hvor ofte skal der rapporteres?

5) Kreditpolitikken skal dokumenteres
Det er ledelsen og den kreditansvarlige, der sammen fastlægger virksomhedens kreditpolitik. Og da kreditpolitikken skal give retningslinjerne for det daglige arbejde med kreditgivningen, bør hovedlinjerne i den skrives ned.

6) ...og medarbejderne skal lære at elske den!
Kreditpolitikken skal gøres kendt i hele virksomheden, så alle kender målene. Og alle skal vide, hvad der gøres aktuelt, og hvad der skal gøres fremover for at nå dem. Især skal salgsorganisationen tages i éd omkring de retningslinjer og rutiner, der er vedtaget i kreditpolitikken og -styringen. For sælgernes holdning og adfærd har afgørende betydning for, om virksomheden får en god kreditstyring.
Derfor er det vigtigt, at ledelsen står bag kreditpolitikken og engagerer sig i at formidle den internt. Ellers risikerer den blot at samle støv på en hylde.

7) Mål resultatet
Når kreditpolitikken er vedtaget, og når rutinerne og retningslinjerne for kreditstyringen er implementeret, skal resultaterne måles og vurderes – så begge dele kan revideres, hvis det viser sig hensigtsmæssigt.
Målepunkterne er bl.a:
· Hvor lang tids kredit giver vi? Hvor mange penge har vi bundet i kreditterne? Og hvor meget taber vi på dem?
· Reklamationsomkostninger/ krediteringsfrekvens
· Hvad koster det os, at vi giver kredit?
Resultaterne af kreditstyringen bør løbende måles og vurderes. Hvis kreditpolitikken og kredit styringen ikke giver de ønskede resultater, er det op til ledelsen at ændre tingene.

Virksomheden skal især holde øje med og vurdere sin kreditpolitik i forhold til, hvad der sker af ændringer i produktporteføljen og dens salgsstrategier og markedsposition mv.

For kreditpolitikken og -styringen er to af de vigtige håndtag, ledelsen har at arbejde med, når den skal justere virksomheden ind efter sine salgs- og overordnede mål i et marked, der som bekendt ændrer sig hele tiden.